Import Control System 2 (ICS2) nu este doar o cerință vamală, ci un filtru de calitate a datelor înainte de sosirea mărfii. Dacă informațiile din Entry Summary Declaration (ENS) sunt incomplete, incorecte sau transmise prea târziu, transportul poate fi respins, întârziat sau supus rework-ului, exact în momentele critice.

Pentru casele de expediții, ICS2 schimbă modul de lucru: datele devin un element central al operațiunilor, nu doar o formalitate administrativă.

Unde apar problemele în practică

În realitate, blocajele apar mai degrabă din lipsa unei organizări clare decât din necunoașterea regulilor. De multe ori, datele sunt colectate incomplet de la client, verificate prea târziu de operațional, iar filing-ul se face „cu ce există”. Când apar respingeri, vina este pusă pe vamă, deși problema este, de fapt, în modul în care sunt gestionate informațiile.

ICS2 evidențiază o realitate simplă: controlul asupra transportului depinde direct de controlul asupra datelor.

Cine este responsabil pentru date

Un principiu esențial în ICS2 este responsabilitatea clară. Fiecare tip de informație trebuie să aibă un „owner” bine definit:

• Shipper / exportator – descrierea mărfii, detalii comerciale, cantități;
• Casa de expediții – verificarea completitudinii și consistenței datelor;
• Transportatorul – informații despre transport și, uneori, filing-ul ENS;
• Importatorul / consignee – identificatori și date necesare în UE.

Dacă responsabilitatea nu este clar definită, informațiile vor lipsi exact în momentul critic.

Validarea începe din faza de booking

Una dintre cele mai frecvente greșeli este verificarea datelor abia înainte de filing. În realitate, problemele pornesc din:

• descrieri vagi ale mărfii („parts”, „samples”);
• date inconsistente între documente;
• lipsa detaliilor pe articol, mai ales în consolidări.

De aceea, validarea trebuie făcută încă din faza de booking, nu în ultimul moment.

Gestionarea excepțiilor face diferența

ICS2 implică inevitabil situații neprevăzute: date lipsă, modificări sau neconcordanțe. Fără un sistem clar, echipele ajung să improvizeze.

Pentru a evita blocajele, este important ca:

• fiecare excepție să aibă un responsabil clar;
• să existe un mecanism de escaladare rapid;
• termenele de rezolvare să fie bine definite.

Reguli simple care previn majoritatea problemelor

Pentru a evita întârzierile și rework-ul, câteva reguli de bază sunt esențiale:

• descrieri clare și specifice ale mărfii;
• corelarea cantităților și greutăților;
• utilizarea unei singure surse de date pentru client;
• confirmarea acceptării ENS (acknowledgement);
• lipsa datelor esențiale = transportul rămâne „pending”.

Ce înseamnă pentru piața din România

ICS2 devine, în practică, un indicator clar al modului în care sunt organizate operațiunile unei case de expediții. Companiile care își gestionează corect fluxurile de date vor avea transporturi mai fluide și mai puține blocaje. În schimb, acolo unde informațiile sunt incomplete sau verificate prea târziu, vor apărea inevitabil întârzieri și costuri suplimentare.

În acest context, ICS2 nu mai este doar o cerință de conformitate, ci un standard de lucru care pune accent pe disciplină operațională și pe controlul datelor încă din fazele inițiale ale transportului.

Sursa: Tradlinx