În anul 2004, FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations) a adoptat și publicat următoarea definiție:
„Serviciile de expediții și logistică” sunt serviciile de orice fel legate de transportul (unimodal sau multimodal), consolidarea, depozitarea, manipularea, ambalarea sau distribuția mărfurilor, precum și serviciile auxiliare și de consiliere în legătură cu acestea, inclusiv, dar fără a se limita la chestiuni vamale și fiscale, declararea mărfurilor în scopuri oficiale, procurarea asigurării mărfurilor și colectarea sau procurarea plății sau a documentelor referitoare la mărfuri. Serviciile de expediere de marfă includ, de asemenea, servicii logistice cu tehnologie modernă a informației și comunicațiilor în legătură cu transportul, manipularea sau depozitarea mărfurilor și managementul de facto al lanțului de aprovizionare total.
Prezentăm mai jos, printr-un desen sugestiv, complexitatea activităților unei societăți de expediții:
Societatea de expediții este, deci, o persoană juridică, care în schimbul unei sume de bani (comision sau o sumă forfetară), primită de la mandanții (clienții) săi, se obligă față de aceștia să realizeze întreaga gamă de operațiuni necesare, care să asigure transportul mărfurilor de la vânzător la cumpărător, în condiții economice, sigure, cu riscuri minime și cât mai rapid.
Urmărirea și executarea acestor operațiuni presupune cunoașterea tuturor reglementărilor ce acționează în sfera transporturilor interne și internaționale de mărfuri, ceea ce nu întotdeauna este la îndemâna vânzătorilor sau cumpărătorilor, care au ca preocupare principală comercializarea mărfurilor și care nu pot avea întotdeauna personal care să cunoască tarifele, regulamentele și condițiile diferitelor organizații de transport și nici nu pot avea personal specializat în problemele traficului intern și internațional de mărfuri, la toate punctele de frontieră, în porturi sau în centrele de concentrare a expedierii mărfurilor.
Îndrumarea necorespunzătoare a mărfurilor, declararea lor greșită în documentele ce se întocmesc, manipularea defectuoasă, pot provoca pagube însemnate și pot chiar împiedica realizarea unor contracte comerciale încheiate, cu grave consecințe asupra relațiilor prezente și viitoare dintre părțile contractante.
Așadar, rolul societății de expediții este să asigure clienților săi, pe lângă transportul mărfurilor, asistență, consiliere și servicii care preced încheierea contractelor de vânzare-cumpărare dintre aceștia sau servicii post-contractuale, cum ar fi:
– asigurarea calculațiilor tarifare privind nivelul cheltuielilor de transport și al cheltuielilor accesorii legate de transportul mărfurilor contractate;
– acordarea de consultații privind interpretarea condițiilor de livrare la încheierea contractelor de comerț exterior (regulile INCOTERMS);
– indicații cu privire la posibilitățile de alegere a mijloacelor de transport cele mai adecvate;
– stabilirea rutelor optime de îndrumare a transporturilor;
– întocmirea și perfecționarea formalităților privind asigurarea mărfurilor împotriva riscurilor la transport;
– întocmirea documentelor și formalităților de expediere și transport a mărfurilor de comerț exterior (scrisori de trăsură, conosamente, documente FIATA, instrucțiuni, note de expediție etc);
– organizarea expedierii mărfurilor în regim de grupaj;
– întocmirea documentelor și îndeplinirea formalităților pentru vămuirea mărfurilor (comisionariat vamal);
– urmărirea deplasării mărfurilor pe parcurs și avizarea promptă a celor interesați cu privire la situația transportului;
– depozitarea temporară a mărfurilor și efectuarea unor servicii logistice cum ar fi: sortare, preambalare, etichetare, marcare, gestiunea stocurilor etc.
Este necesar a se face distincția între activitatea de transport (cărăușie) și activitatea de expediție în general, precizând că activitatea de baza a cărăușului este aceea de a transporta efectiv mărfurile cu mijloace de transport proprii, iar sarcina societății de expediții este de a asigura expedierea mărfurilor din însărcinarea și în contul mandanților săi, cu mijloace de transport ale cărăușilor.