În practica recentă a transporturilor rutiere de mărfuri se constată o intensificare a cazurilor de sustragere a bunurilor transportate prin utilizarea unor transportatori falși, mecanism infracțional care presupune, de regulă, folosirea frauduloasă a identității unor societăți reale, cunoscute pe piața europeană a transporturilor.

Într-un asemenea context, problema esențială nu mai este doar existența faptei ilicite, ci modalitatea concretă în care operatorii economici reacționează în momentul producerii riscului, precum și capacitatea acestora de a demonstra, ulterior, o conduită diligentă, coerentă și conformă obligațiilor contractuale și legale incidente.

Primele ore decisive. Ce trebuie făcut imediat în cazul unui posibil „fake carrier”?

În cele ce urmează, vom aborda în mod succint principalele aspecte juridice care trebuie avute în vedere.

Modul în care sunt gestionate și documentate primele ore ale unui astfel de incident este, în practică, determinant nu doar pentru șansele de recuperare a mărfii, ci și pentru configurarea poziției juridice a părților în eventualitatea unor litigii ulterioare, fie acestea având ca obiect răspunderea contractuală, acoperirea de asigurare sau regresul între profesioniști.

1. Măsuri imediate de reacție și conservare a probelor

Reacția inițială trebuie să presupună implicarea imediată a persoanei cu atribuții de supervizare a activității de dispecerat, precum și informarea departamentului juridic, intern sau extern, după caz.

Totodată, este esențială identificarea și conservarea tuturor datelor disponibile referitoare la transport, cu precădere a ultimei locații cunoscute a vehiculului, a eventualelor informații GPS, precum și a istoricului complet al comunicărilor purtate anterior pierderii contactului.

Aceste elemente trebuie păstrate în forma lor inițială, întrucât vor constitui repere probatorii relevante atât în relația cu autoritățile, cât și în eventuale proceduri contencioase.

În paralel, se impune realizarea tuturor demersurilor rezonabile pentru restabilirea contactului cu transportatorul, cu șoferul sau cu reprezentanții societății de transport. Din perspectivă juridică, este deosebit de important ca aceste demersuri să nu se limiteze la încercări telefonice, ci să fie dublate de comunicări scrise, apte să probeze atât momentul exact al pierderii contactului, cât și diligența depusă de partea interesată în gestionarea situației.

2. Sesizarea autorităților competente

Sesizarea autorităților de poliție reprezintă un demers indispensabil în gestionarea unui posibil caz de fake carrier sau de dispariție a mărfii.

Cu toate acestea, simpla sesizare verbală, realizată telefonic, nu este, din perspectivă juridică, satisfăcătoare, întrucât nu permite documentarea riguroasă a momentului, conținutului și întinderii informațiilor comunicate.

În consecință, orice sesizare verbală trebuie să fie în mod obligatoriu dublată de o sesizare scrisă, transmisă fără întârziere organului de poliție competent teritorial.

Din considerente practice, este recomandabil ca sesizarea să fie redactată cel puțin într-o limbă de circulație internațională, și, în măsura posibilului, tradusă în limba oficială a statului de care aparține autoritatea de poliție sesizată.

Sesizarea scrisă trebuie însoțită de transmiterea tuturor documentelor aferente transportului în cauză, în măsura în care acestea sunt disponibile la acel moment, inclusiv, dar fără a se limita la documentele contractuale, documentele de transport, corespondența relevantă și orice alte înscrisuri apte să clarifice circumstanțele producerii incidentului.

3. Raportarea internă a incidentului ca instrument probator

Un aspect deosebit de important, frecvent omis în practică, îl constituie instituirea unei proceduri interne de raportare a incidentului.

În acest sens, se impune întocmirea, de îndată, a unui raport de eveniment, redactat de departamentul juridic, cu sprijinul personalului operațional implicat, în special al dispecerului de cursă.

Acest document trebuie să consemneze, într-o manieră cronologică și exhaustivă (pe zile, ore chiar), toate circumstanțele relevante ale speței, de la momentul primului contact cu presupusul transportator, modalitatea de verificare a acestuia, condițiile în care a fost încheiat contractul de transport, până la conținutul comunicărilor ulterioare și împrejurările concrete ale pierderii contactului.

Importanța întocmirii acestui raport în aceeași zi în care incidentul este constatat nu poate fi subestimată. Pe măsură ce timpul se scurge, detaliile se estompează, iar elemente care pot părea nesemnificative la prima vedere pot dobândi, ulterior, o relevanță juridică majoră.

4. Informarea asigurătorului și a clientului

Informarea asigurătorului și a clientului cu privire la producerea unui posibil caz de fake carrier sau a dispariției mărfii reprezintă, în practică, cel mai dificil, dar și cel mai necesar pas al gestionării incidentului.

Modul în care este realizată această comunicare poate avea consecințe semnificative nu doar din perspectivă juridică, ci și din punct de vedere comercial, întrucât, în funcție de gradul de transparență și de coerență a relației cu clientul, aceasta poate conduce fie la menținerea relației de business, fie la pierderea definitivă a acesteia.

În acest context, este recomandabil ca informarea clientului să nu fie realizată exclusiv la nivel operațional. Managerul de transport sau persoana din cadrul companiei cu atribuții în luarea deciziilor de business ar trebui să se alăture dispecerului, în vederea identificării celei mai adecvate modalități de prezentare a situației, adaptată specificului relației contractuale și profilului clientului în cauză.

Deși formula concretă de comunicare poate varia, orice abordare trebuie să respecte anumite exigențe esențiale.

Astfel, comunicarea trebuie să fie structurată într-un mod care, pe de o parte, să asigure clientul că toate demersurile rezonabile și necesare sunt întreprinse în vederea limitării prejudiciului și a mitigării eventualelor daune, iar, pe de altă parte, să evite orice formulare sau prezentare a faptelor care ar putea lăsa să se înțeleagă, explicit sau implicit, existența unei culpe sau a unei conduite imputabile din partea companiei înainte de clarificarea circumstanțelor incidentului.

Din perspectivă juridică, notificarea trebuie realizată cu celeritate, în conformitate cu dispozițiile contractuale aplicabile și cu obligația generală de bună-credință în executarea raporturilor juridice.

Informarea trebuie să fie factuală, echilibrată și limitată la datele certe disponibile la acel moment, evitând concluzii premature sau calificări juridice care ar putea prejudicia poziția ulterioară a companiei.

În măsura posibilului, comunicarea către client și către asigurător ar trebui să includă toate informațiile relevante cunoscute la acel moment, precum și raportul intern de eveniment întocmit ca urmare a incidentului.

Totodată, este recomandabilă transmiterea către client a sesizărilor efectuate către organele de poliție competente sau, cel puțin, a dovezilor privind efectuarea acestora, în vederea demonstrării caracterului activ și diligent al reacției companiei.

Observații finale

Orice omisiune, inconsecvență sau aspect neclarificat poate afecta credibilitatea poziției asumate de companie și poate genera dificultăți probatorii semnificative ulterior. Din această perspectivă, este esențial ca informațiile comunicate să fie aliniate, constante și fundamentate exclusiv pe date verificate.

În situația în care anumite informații sau declarații invocate provin din surse indirecte, cum ar fi relatările șoferului sau ale altor terți implicați, este recomandabil ca acest caracter indirect să fie menționat în mod expres de fiecare dată când respectivele informații sunt utilizate sau retransmise.

Măsurile descrise anterior vizează exclusiv etapa imediată a producerii incidentului de transport, având ca obiectiv principal conservarea probelor, limitarea prejudiciului și protejarea poziției juridice a părților implicate.

În funcție de circumstanțele concrete ale cazului, nu poate fi exclusă nici luarea în considerare, inclusiv împreună cu clientul, a formulării unor plângeri penale, în măsura în care datele existente indică săvârșirea unor fapte susceptibile de răspundere penală. O asemenea decizie trebuie însă fundamentată pe o analiză juridică riguroasă și pe o evaluare atentă a intereselor tuturor părților implicate.

Metodele de reacție și intervenție prezentate sunt rezultatul experienței practice acumulate în materie și reflectă o abordare prudentă, orientată atât spre gestionarea riscului imediat, cât și spre protejarea intereselor juridice pe termen mediu și lung.

Sperăm ca expunerea acestora să se dovedească utilă în practica profesională și să contribuie la o abordare mai coerentă și mai eficientă a unor situații care, din păcate, tind să devină tot mai frecvente.

Vă mulțumim,

Echipa DMB Partners

office@dmblaw.ro