Business Continuity Plan, suport 24/7 și acces în timp real la informații – principalele teme discutate în cadrul reuniunii europene din 7 iulie 2026

La reuniunea Trans-European Coordination (TEC) privind Import Control System 2 (ICS2) Release 2 și Release 3, organizată de Comisia Europeană la 7 iulie 2026, au fost analizate problemele întâmpinate în funcționarea sistemului, aplicarea Business Continuity Plan (BCP) și măsurile necesare pentru reducerea impactului asupra operatorilor economici. La întâlnire au participat reprezentanți ai administrațiilor vamale din statele membre, Norvegia și Elveția, precum și organizații reprezentative ale industriei, inclusiv CLECAT.

Principalele probleme discutate

În urma perioadelor de indisponibilitate înregistrate în lunile martie și aprilie, Comisia Europeană a recunoscut necesitatea îmbunătățirii stabilității sistemului și a comunicării cu mediul de afaceri. În acest context au fost abordate mai multe subiecte importante:

• aplicarea Business Continuity Plan (BCP) în cazul indisponibilității ICS2;
• gestionarea incidentelor tehnice;
• disponibilitatea permanentă a National Service Desks (NSD) din statele membre;
• îmbunătățirea fluxului de informații către operatorii economici.

CLECAT: Operatorii au nevoie de informații mai rapide și mai multă transparență

În cadrul reuniunii, CLECAT a atras atenția asupra dificultăților întâmpinate de companiile de transport și logistică în timpul indisponibilităților ICS2.

Printre principalele solicitări adresate Comisiei Europene s-au numărat:

• comunicarea mai rapidă a activării Business Continuity Plan (BCP);
• acces în timp real pentru operatorii economici și furnizorii IT la informațiile privind starea sistemului;
• posibilitatea raportării directe a incidentelor de către operatorii economici;
• armonizarea aplicării BCP în toate statele membre;
• ghiduri mai clare privind procedurile ce trebuie urmate în perioadele de indisponibilitate.

Comisia Europeană a confirmat că o parte dintre aceste funcționalități sunt deja planificate și vor fi implementate etapizat.

Problemele nu se încheie odată cu repornirea ICS2

Reprezentanții industriei au atras atenția asupra faptului că efectele unei întreruperi a sistemului ICS2 persistă mult după remedierea incidentului tehnic. Deși Business Continuity Plan (BCP) se aplică doar pe durata indisponibilității sistemului, reluarea funcționării acestuia generează adesea un volum foarte mare de declarații sumare de intrare (ENS) acumulate în perioada de întrerupere.

Procesarea acestui volum ridicat de declarații creează întârzieri suplimentare pentru operatorii economici și autoritățile vamale, iar impactul operațional se poate resimți ore sau chiar zile după revenirea sistemului la funcționarea normală.

Din acest motiv, reprezentanții World Shipping Council (WSC) au subliniat că evaluarea impactului unei indisponibilități ICS2 nu ar trebui să se limiteze doar la perioada efectivă a întreruperii, ci să ia în considerare și timpul necesar pentru eliminarea restanțelor și revenirea la un flux operațional normal.

Totodată, IATA a semnalat că documentele naționale privind aplicarea Business Continuity Plan (BCP) sunt dificil de identificat și, în unele cazuri, nu sunt disponibile în limba engleză. Organizația a propus crearea unui depozit centralizat de documente, de exemplu pe platforma CIRCABC, pentru a facilita accesul operatorilor economici la procedurile aplicabile în fiecare stat membru. Comisia Europeană a apreciat că această soluție este fezabilă, cu condiția ca statele membre să transmită propriile planuri naționale BCP pentru publicare.

Suport 24/7 – încă o provocare

Un alt subiect important a fost disponibilitatea National Service Desk (NSD).

La 16 iulie 2024, în timpul fazei de tranziție a ICS2 versiunea 3 (căi maritime și navigabile interioare), Birourile Naționale de Servicii (NSD) din statele membre ale UE au funcționat în principal conform programului de lucru, deși disponibilitatea specifică varia la nivel local. Multe acordau în mod activ comercianților ferestre de implementare pentru a testa și a se conecta la sistem.

Comisia a solicitat statelor membre să furnizeze actualizări privind disponibilitatea NSD 24/7, pentru a stabili dacă au existat modificări de la informațiile transmise la 16 iulie 2024.

S-a raportat că Danemarca, Luxemburg, Letonia, Țările de Jos și Slovenia au introdus un NSD 24/7, alăturându-se altor state membre, printre care și România.

CLECAT a subliniat importanța abordării acestei probleme, sugerând că înființarea unui birou central de asistență (help desk european central) ar putea compensa lipsa actuală a asistenței 24/7 la nivel național. De asemenea, s-a sugerat ca DG TAXUD să ia în considerare redistribuirea fondurilor disponibile pentru a se asigura că sunt alocate suficiente resurse unui astfel de serviciu și pentru a remedia deficiențele actuale ale NSD.

De ce este important pentru companiile de transport și expediții?

Funcționarea stabilă a ICS2 este esențială pentru desfășurarea fără întreruperi a operațiunilor de import în Uniunea Europeană. Îmbunătățirea comunicării în timpul incidentelor, accesul mai rapid la informații și proceduri uniforme în toate statele membre pot reduce întârzierile, costurile operaționale și riscurile generate de indisponibilitatea sistemului.

Comisia Europeană a anunțat că următoarea reuniune de coordonare privind ICS2 va avea loc în această toamnă, urmând să fie analizate progresele înregistrate și implementarea măsurilor discutate.

Sursa: CLECAT