USER promovează cultura de due diligence și conformitate la nivel european și internațional

Uniunea Societăților de Expediții din România (USER) a participat la conferința internațională „Conference on Due-Diligence Best Practices and Diversion Detection: A European Perspective”, organizată de CRDF Global în parteneriat cu Departamentul de Stat al Statelor Unite ale Americii.

Desfășurat la Helsinki, evenimentul a avut un format de workshop interactiv, reunind reprezentanți ai companiilor de logistică și expediții, instituțiilor financiare, autorităților de aplicare a legii, agențiilor guvernamentale și organismelor de reglementare, într-un cadru aplicat de dialog și schimb de bune practici.

Un început interactiv: realitatea din industrie

Sesiunea a debutat printr-un exercițiu de reflecție, adresând participanților întrebări esențiale pentru activitatea de zi cu zi:

• Ce cuvinte-cheie vă vin în minte atunci când vă gândiți la conformitatea cu cerințele comerțului internațional?
• Ați resimțit recent impactul controalelor comerciale asupra operațiunilor organizației dumneavoastră?
• Cât de des credeți că riscurile legate de sancțiuni sunt, în realitate, trecute cu vederea în industrie?
• Care este cea mai mare preocupare a organizației dumneavoastră în prezent în ceea ce privește sancțiunile?

Aceste întrebări au evidențiat complexitatea crescândă a mediului de reglementare și presiunea asupra companiilor de a implementa mecanisme solide de conformitate.

Export Control – un pilon esențial al conformității

Un subiect central al workshopului a fost controlul exporturilor, care impune companiilor să răspundă unor întrebări fundamentale:

• Ce exportați?
• Unde exportați?
• Cui exportați?
• În ce scop vor fi utilizate bunurile?

Tipologii de eludare a sancțiunilor

Discuțiile au evidențiat metodele utilizate de entități sancționate pentru a evita restricțiile internaționale, inclusiv:

• utilizarea rutelor alternative de transport;
• rețele de companii „shell” în țări terțe;
• deturnarea fluxurilor comerciale prin jurisdicții „prietene”;
• tehnici de disimulare în domeniul maritim (pavilioane false, manipularea AIS, modificarea identității navelor).

De asemenea, au fost analizate tipologii specifice deturnării produselor sensibile, inclusiv utilizarea componentelor aparent civile, declarații de end-use înșelătoare și implicarea unor intermediari activi în achiziții și documentație.

„Red flags” în verificarea clienților

Un element cheie al conformității îl reprezintă identificarea semnalelor de alarmă în relația cu clienții. Printre indicatorii relevanți se numără:

• structuri complexe sau netransparente de proprietate;
• utilizarea companiilor paravan;
• lipsa istoricului comercial sau a competenței tehnice;
• utilizarea adreselor de e-mail personale sau a adreselor de tip P.O. Box;
• conexiuni cu entități sancționate sau cu sectorul militar;
• utilizarea platformelor de comunicare criptate fără justificare.

Aceste semnale impun o analiză aprofundată și aplicarea unor măsuri suplimentare de due diligence.

Impactul asupra sectorului logistic

Companiile de logistică joacă un rol esențial în asigurarea conformității cu reglementările internaționale. Conceptul de „Know Your Cargo” devine astfel un standard operațional, implicând:

• verificarea originii, naturii și destinației mărfurilor;
• monitorizarea transporturilor și identificarea anomaliilor;
• evaluarea clienților și a întregului lanț de aprovizionare.

Nerespectarea acestor principii poate genera riscuri legale, reputaționale și operaționale semnificative, inclusiv sancțiuni, blocarea plăților sau pierderea accesului la piețe.

Impactul asupra producătorilor și distribuitorilor

Producătorii și distribuitorii sunt, de asemenea, supuși unor cerințe stricte, în special în cazul produselor cu dublă utilizare. Aceștia trebuie să:

• implementeze procese riguroase de KYC („Know Your Customer”) și due diligence;
• monitorizeze listele de control la export;
• asigure o evaluare continuă a partenerilor și tranzacțiilor.

În plus, presiunea vine și din partea instituțiilor financiare, investitorilor și clienților, care solicită standarde ridicate de conformitate și transparență.

Programul Intern de Conformitate (ICP) – fundamentul unui sistem eficient

Implementarea unui Program Intern de Conformitate (ICP) a fost evidențiată ca fiind esențială pentru gestionarea riscurilor. Un ICP eficient:

• definește clar procedurile și responsabilitățile;
• include politici și protocoale interne;
• este adaptat specificului companiei;
• reduce semnificativ riscul de neconformitate.

Cum se dezvoltă un ICP eficient

Pe baza recomandărilor Comisiei Europene, dezvoltarea unui ICP presupune:

Planificare: prioritizarea riscurilor și identificarea măsurilor rapide.

Evaluare: identificarea riscurilor și clasificarea produselor și fluxurilor.

Implementare: dezvoltarea politicilor și integrarea instrumentelor IT necesare.

Cooperare și schimb de informații

Un mesaj central al conferinței a fost necesitatea consolidării colaborării între sectorul public și cel privat, prin mecanisme eficiente de raportare și schimb de informații, esențiale pentru combaterea eludării sancțiunilor.

Cum se traduc aceste evoluții la nivel european

La nivel european, direcția este clară: trecerea de la conformitatea „reactivă” la una proactivă și integrată în operațiuni.

Uniunea Europeană consolidează constant cadrul privind sancțiunile, controlul exporturilor și trasabilitatea lanțurilor de aprovizionare, punând un accent tot mai mare pe responsabilitatea operatorilor economici, inclusiv a celor din logistică.

Pentru companiile europene, acest lucru înseamnă:

• controale mai stricte și verificări mai frecvente;
• responsabilitate extinsă pe întreg lanțul de aprovizionare (nu doar la nivel contractual direct);
• cerințe crescute din partea băncilor, partenerilor și autorităților;
• nevoia de digitalizare și utilizare a instrumentelor de monitorizare și screening.

Ce înseamnă concret pentru casele de expediții din România

Pentru casele de expediții din România, aceste evoluții nu mai sunt teoretice, ci au impact direct asupra modului în care își desfășoară activitatea zilnică.

În primul rând, rolul caselor de expediții se extinde. Nu mai este suficientă coordonarea transportului; companiile trebuie să înțeleagă în profunzime ce transportă, pentru cine și în ce scop, asumându-și un rol activ în prevenirea riscurilor de conformitate.

În practică, acest lucru înseamnă:

• verificări mai riguroase ale clienților și partenerilor (KYC extins, identificarea beneficiarului real, analiză de risc);
• analiza mărfurilor transportate, în special în cazul bunurilor cu potențial de utilizare duală;
• atenție sporită la rute, transbordări și jurisdicții sensibile;
• identificarea și escaladarea „red flags” înainte de acceptarea unei comenzi.

În al doilea rând, crește presiunea din partea partenerilor internaționali. Casele de expediții din România sunt tot mai frecvent evaluate de:

• clienți externi, care solicită dovezi de conformitate;
• companii multinaționale, care impun standarde stricte pe lanțul de aprovizionare;
• bănci și instituții financiare, care pot refuza tranzacții sau închide conturi în lipsa unor proceduri clare.

Nu în ultimul rând, apare nevoia de structurare internă a conformității:

• implementarea unor proceduri interne (chiar și simplificate pentru IMM-uri);
• instruirea personalului operațional pentru recunoașterea riscurilor;
• utilizarea unor instrumente de verificare (screening, baze de date, monitorizare transporturi).

În acest context, conformitatea devine nu doar o obligație, ci un criteriu de selecție în piață. Casele de expediții care pot demonstra transparență și control asupra operațiunilor vor avea un avantaj clar în relația cu partenerii internaționali.

Astfel, rolul organizațiilor profesionale, precum USER, devine esențial în sprijinirea industriei prin informare, educație și facilitarea accesului la bune practici internaționale.

Angajamentul USER

Participarea USER la acest workshop reconfirmă faptul că industria de freight forwarding și logistică se află într-un punct de transformare, în care conformitatea devine o componentă integrată a performanței operaționale și a competitivității.

Într-un mediu marcat de reglementări tot mai complexe, riscuri emergente și presiuni geopolitice, capacitatea companiilor de a anticipa, identifica și gestiona riscurile de conformitate nu mai reprezintă doar o obligație legală, ci un factor esențial de sustenabilitate și încredere în relațiile comerciale.

USER își propune să rămână un partener activ al industriei, facilitând accesul la informații relevante, expertiză internațională și bune practici, contribuind astfel la dezvoltarea unui ecosistem logistic mai sigur, mai transparent și mai rezilient.